La gestione documentale sta diventando un elemento sempre più strategico all’interno dei sistemi aziendali. Velocità, sicurezza, integrazione e facilità d’uso sono requisiti fondamentali per garantire processi efficienti.
Per rispondere a queste esigenze nasce DocPilot, l’app pubblicata sullo store Microsoft, e la sua estensione DocPilot File System, progettate per migliorare radicalmente il modo in cui gli utenti archiviano e consultano gli allegati in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
DOCPILOT
COS’É DOCPILOT?
DocPilot è un’app stand-alone che consente di gestire gli allegati associati alle principali anagrafiche (clienti, fornitori, articoli) e ai documenti di vendita e acquisto, senza archiviarli direttamente nel gestionale.
La grande innovazione sta nella scelta dell’utente: i file vengono salvati automaticamente su una piattaforma esterna configurabile a seconda delle necessità aziendali.
Piattaforme supportate:
- SharePoint
- Azure Blob Storage
- ARXivar
Questa struttura permette di mantenere Business Central leggero e performante, delegando lo storage documentale a sistemi dedicati e altamente scalabili.
INTEGRAZIONE FLESSIBILE E CONFIGURABILE
Attraverso la pagina di DocPilot Setup, è possibile selezionare la piattaforma preferita e visualizzare i campi necessari per stabilire la connessione.
L’integrazione è totalmente configurabile, rendendo l’app adatta a qualsiasi contesto aziendale — dalle PMI alle realtà più strutturate.
FUNZIONALITÀ PRINCIPALI DI DOCPILOT
DocPilot introduce una factbox ricca di strumenti pensati per semplificare la gestione dei file:
- Open in OneDrive
Permette di aprire immediatamente il file in visualizzazione su OneDrive. - Edit in OneDrive
Consente di modificare documenti Word, Excel e PowerPoint, reimportandoli automaticamente con le modifiche apportate. - View
Mostra un’anteprima del file direttamente all’interno di Business Central (funzione attiva per immagini e PDF). - Attach more files
Per allegare rapidamente più documenti contemporaneamente. - Attach one file
Per aggiungere un singolo file in modo semplice e veloce. - Take
Attiva la fotocamera del dispositivo per scattare e archiviare foto immediatamente.
DOCPILOT FILE SYSTEM
L’ESTENSIONE DEDICATA AL FILE SYSTEM LOCALE
Per chi desidera lavorare direttamente con la propria infrastruttura interna, è disponibile DocPilot File System, un’estensione che dipende da DocPilot e abilita l’archiviazione degli allegati sul file system aziendale.
Il funzionamento e la configurazione rimangono coerenti con la versione principale: tramite il DocPilot Setup si definisce la connessione e si abilita l’archiviazione locale.
FUNZIONALITÀ SPECIFICHE DELL’ESTENSIONE
Oltre alle funzionalità condivise con DocPilot, nella versione File System:
- View
Apre il file direttamente sul PC dell’utente, utilizzando il programma predefinito associato alla tipologia di documento.
Il risultato è un flusso operativo più diretto e immediato, ideale per le aziende che preferiscono mantenere i file all’interno della propria rete.
PERCHÉ SCEGLIERE DOCPILOT
Sia DocPilot che DocPilot File System rappresentano un significativo passo avanti nella gestione documentale integrata con Business Central. Tra i principali vantaggi:
✓ Archiviazione esterna per garantire prestazioni costanti del gestionale
✓ Massima flessibilità nella scelta della piattaforma
✓ Processi di upload, visualizzazione e modifica estremamente intuitivi
✓ Integrazione nativa e configurazione semplice
✓ Gestione documentale centralizzata e più efficiente
DocPilot e la sua estensione DocPilot File System offrono alle aziende una soluzione moderna, flessibile e scalabile per la gestione degli allegati, integrandosi perfettamente con l’ecosistema di Microsoft Business Central e migliorando i processi quotidiani di utenti e team operativi.
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